Co zmiany dotyczące KSeF oznaczają dla firm

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów (MF), przedsiębiorcy będą mieli więcej czasu na przygotowanie się do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jego obowiązkowa wersja ruszy 1 lipca 2024 r., a nie – jak wcześniej planował resort – 1 stycznia przyszłego roku. To oznacza, że sankcje za niekorzystanie przez podatników ze wspomnianego systemu zaczną obowiązywać dopiero 1 stycznia 2025 r., czyli również pół roku później niż wcześniej zapowiadał resort finansów.

Zdaniem Macieja Dybasia, partnera w zespole podatków pośrednich w Crido, sześć miesięcy dodatkowego czasu na wdrożenie KSeF to efekt wsłuchania się przedstawicieli MF w głos przedsiębiorców.

– Doskonale zdają sobie oni sprawę z wpływu, jaki będzie miał KSeF na procesy zachodzące w przedsiębiorstwach, a także z czasochłonności jego wdrożenia. Już wcześniej sygnalizowali zagrożenia związane ze zbyt krótkim czasem przeznaczonym na przygotowanie się do tego przedsięwzięcia. Podkreślali, że dotyczy on wiele działów w firmie, wymaga ustaleń z kontrahentami, zmian w procesach biznesowych i dostosowania systemów finansowo-księgowych do nowych rozwiązań. Przedsiębiorcy mieliby za mało czasu na zrealizowanie tych zadań, gdyby obowiązkowa wersja KSeF ruszyła 1 stycznia 2024 r. – podkreśla Maciej Dybaś.

Faktury konsumenckie

Jakie inne zmiany zapowiedziało MF?

– Niektóre rodzaje faktur nie będą objęte KSeF, w tym m.in. konsumenckie (B2C). Na tej liście znajdą się też bilety spełniające funkcję faktur, w tym paragony na autostradach płatnych. Ponadto przedstawiciele resortu wydłużyli o dodatkowe pół roku termin na wdrożenie KSeF dla podatników zwolnionych podmiotowo z VAT. To oznacza, że system stanie się dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r. – wylicza Maciej Dybaś.

Michał Szwed, partner w Crido, zwraca natomiast uwagę, że do końca grudnia 2024 r. podatnicy będą mogli wystawiać zarówno faktury z kas fiskalnych, jak i te uproszczone w dotychczasowej formie.

– Ważnym usprawnieniem jest również zapowiedź przedstawicieli resortu, że w przypadku awarii po stronie podatnika będzie możliwość wystawienia faktur w trybie offline i dostarczenia ich do KSeF następnego dnia – zaznacza Michał Szwed.

Jak dodaje, MF przewiduje także liberalizację sankcji za niekorzystanie przez podatników z KSeF.

– Dodatkowy czas na przygotowanie się do korzystania ze wspomnianego systemu to możliwość odpowiedniego zaplanowania procesów biznesowych w firmie i przeprowadzenia niezbędnych ustaleń z kontrahentami – ocenia Michał Szwed.

Zgodnie z zapowiedziami MF, nowa wersja projektu nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, który dotyczy obowiązkowego KSeF, ma być gotowa na przełomie lutego i marca.

W podobnym tonie do ekspertów z Crido wypowiada się Magdalena Jarek, menedżer działu rozwoju aplikacji SAP w firmie KBJ. Podkreśla, że przesunięcie terminu wejścia w życie obowiązkowego KSeF na 1 lipca 2024 r. to bardzo dobra i oczekiwana przez przedsiębiorców informacja.

– Przedstawiciele biznesu zwracali uwagę na zbyt krótki termin przeznaczony na dostosowanie się do nowego rozwiązania. Mieliby na to mniej niż pół roku – przy założeniu, że zmieniona wersja projektu nowelizacji ujrzałaby światło dzienne w lutym lub w marcu, a proces legislacyjny zakończyłby się na przełomie czerwca i lipca, czyli w szczycie sezonu urlopowego. To zdecydowanie za krótki okres. W takim scenariuszu istniałoby bardzo duże ryzyko, że część podatników nie zdążyłaby przygotować się do wdrożenia nowego systemu i de facto nie mogłaby zgodnie z prawem wystawiać faktur w styczniu 2024 r. – zwraca uwagę Magdalena Jarek.

Analiza procesów księgowych

Przyznaje, że konieczność wprowadzenia nowego systemu to dla firm spora zmiana, jej zdaniem znacznie większa niż wprowadzenie Jednolitego Pliku Kontrolnego przed kilkoma laty.

– Przejście na elektroniczne, ustrukturyzowane faktury wymaga od przedsiębiorcy analizy procesów księgowych, obiegu dokumentów, audytu systemów informatycznych, zapewnienia szkoleń pracownikom, a także przygotowania i wdrożenia technologii integrujących firmę z nowym systemem – zaznacza Magdalena Jarek.

Dodaje, że wydłużenie terminu wejścia w życie obowiązkowego KSeF daje przedstawicielom biznesu bezpieczny zapas czasu na dostosowanie firm do nowych obowiązków.

– Pod jednym warunkiem: nie będą oni czekać z tym do ostatniej chwili. Dobrym pomysłem byłoby wprowadzenie przez resort finansów odpowiednich zachęt dla przedsiębiorców, którzy szybciej zaczną dostosowywać firmy do przyszłej regulacji – postuluje Magdalena Jarek.